Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments

Scarica Stampa unione per Outlook ed Excel con allegati

Stampa unione per Outlook ed Excel con allegati invia a ciascun destinatario presente nell'elenco Excel un messaggio dedicato, con oggetto personalizzato e il rispettivo file allegato. Le email vengono inviate direttamente dalla tua casella di posta, tramite autenticazione in Outlook o tramite server SMTP.

   
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La guida ufficiale di Microsoft indica che non è possibile aggiungere allegati, ma solo inserire collegamenti. È per questo motivo che, all'ultimo giorno del mese, chi si occupa delle buste paga si ritrova ad aprire manualmente ogni singolo messaggio nella cartella Posta in uscita. SoftOrbits Stampa unione per Outlook elimina questo passaggio: legge il foglio di calcolo già pronto, inserisce i campi unione per nomi e valori numerici, associa il file corretto a ciascuna riga e invia le email direttamente dalla tua casella di posta. Senza passaggi intermedi in Word e senza dover allineare tre applicazioni diverse che richiedono versioni compatibili.

Come scaricare e usare Stampa unione per Outlook ed Excel con allegati

Carica l

1. Carica l'elenco dei destinatari

1. Carica l'elenco dei destinatari

Scarica il programma Stampa unione per Outlook e apri il file XLSX o CSV. Puoi utilizzare qualsiasi foglio di lavoro e qualsiasi intestazione di colonna. Il programma individua automaticamente le colonne relative all'indirizzo email e al nome, lasciandoti la possibilità di modificarle manualmente se necessario. È possibile importare come origine anche i contatti di Outlook.

Componi il messaggio una sola volta.

2. Componi il messaggio una sola volta

2. Componi il messaggio una sola volta

Inserisci l'oggetto e il corpo del testo, quindi trascina i campi unione dal pannello laterale. Tutte le colonne della tabella sono utilizzabili, oltre alla data e al numero di riga. Allega i file comuni a tutti i destinatari e seleziona la colonna che indica il documento specifico per ciascuna persona. In questo modo crei un sistema di invio email personalizzato per Outlook gestito direttamente dalla tua tabella.

Verifica tutti i messaggi prima dell

3. Verifica tutti i messaggi prima dell'invio

3. Verifica tutti i messaggi prima dell'invio

Il passaggio di verifica mostra l'anteprima reale dei messaggi, con tutti i campi di intestazione e recapito già compilati. I file mancanti, gli indirizzi vuoti, i duplicati e i nomi di campo non riconosciuti vengono elencati insieme al numero di riga corrispondente, consentendoti di correggere subito il foglio di calcolo senza dover procedere a tentativi. Viene inoltre mostrata una stima del tempo necessario per completare l'invio.

Collega la casella di posta e invia.

4. Collega la casella di posta e invia

4. Collega la casella di posta e invia

Accedi alla tua casella Outlook dal browser oppure inserisci host, porta e credenziali del tuo server SMTP. Imposta la cadenza degli invii, avvia subito o programma l'orario di partenza e segui l'avanzamento in tempo reale. Al termine riceverai un report dettagliato su tutto ciò che è stato spedito.

Perché passare a Stampa unione per Outlook

Il mese prossimo la configurazione è già pronta.

Il mese prossimo la configurazione è già pronta

La campagna di invio preparata a settembre è la stessa che servirà a ottobre e poi a novembre. Per questo il lavoro viene salvato in un file di progetto (.ommproj), che memorizza l'intera configurazione suddivisa nei quattro passaggi previsti. Password e token non vengono mai salvati nel file, consentendo di archiviare il progetto in una cartella di rete condivisa con tutto il reparto. Il mese successivo basterà sostituire il foglio di calcolo e premere Avvia. All'apertura successiva il programma ripropone l'ultimo progetto utilizzato con data e ora: così il lunedì mattina si vede subito se la lavorazione del venerdì è stata completata o se si è interrotta a metà.

   
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Nessun invio lasciato a metà

I forum di supporto descrivono spesso lo stesso problema: i primi 20 messaggi partono regolarmente, poi le email iniziano a tornare indietro come non recapitate senza alcuna spiegazione, oppure dopo 130 invii le rimanenti restano bloccate nella Posta in uscita. Stampa unione per Outlook invia alla velocità impostata e gestisce un proprio registro, in cui ogni destinatario risulta come non ancora inviato, in corso o completato. In caso di interruzione, il programma verifica lo stato dei messaggi in corso e riparte esattamente da quel punto, evitando di fatturare due volte allo stesso cliente. I totali finali devono quadrare: qualsiasi invio non tracciabile viene segnalato nel report come non spiegato.

   
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Nessun invio lasciato a metà.
Un software indipendente, non un componente aggiuntivo per Outlook.

Un software indipendente, non un componente aggiuntivo per Outlook

Il nuovo Outlook per Windows supporta esclusivamente componenti aggiuntivi web. I componenti COM e VSTO non sono più supportati, motivo per cui molti utenti non hanno più trovato il proprio strumento di stampa unione da un giorno all'altro. Questo software di stampa unione per Windows funziona invece in modo indipendente: non si inserisce all'interno di Office, non instrada le email attraverso la cartella Posta in uscita e opera a prescindere dalla versione di Outlook installata.

   
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Un allegato personalizzato per ciascun destinatario

La stampa unione con allegati richiede una sola colonna dedicata: inserendo il percorso del documento associato a ciascun contatto, Stampa unione per Outlook allegherà quel file specifico esclusivamente al messaggio di quella persona. Gli allegati comuni, destinati a tutti gli indirizzi, vengono aggiunti separatamente nella stessa sessione. Fatture, buste paga, estratti conto, certificati o contratti firmati vengono gestiti con la medesima procedura.

Oggetto e testo personalizzati

I campi unione funzionano anche nell'oggetto dell'email, non solo nel corpo del testo. È questo che distingue una vera email personalizzata da un messaggio che sembra inviato a 300 persone contemporaneamente. Le righe prive di dati vengono escluse automaticamente, evitando che il testo contenga formule di saluto incomplete con una virgola e nessun nome. Sono disponibili anche campi di servizio come la data e il numero di registrazione, e i caratteri speciali nei nomi vengono gestiti correttamente.

Cc e Ccn da una colonna

La funzione di stampa unione integrata in Word e Outlook compila esclusivamente il campo del destinatario principale («A»), rendendo impossibile inserire in copia l'account manager dedicato a ciascun cliente. Con questo strumento, invece, i campi Cc e Ccn possono essere compilati sia con un indirizzo fisso sia riga per riga, attingendo direttamente a una colonna della tabella.

Qualsiasi elenco, qualsiasi colonna

Le cartelle di lavoro di Excel e i file CSV vengono caricati nella stessa griglia dei contatti di Outlook, con la possibilità di leggere anche archivi PST o OST locali. La tabella non deve necessariamente iniziare dalla prima riga del foglio e non ci sono vincoli sulla denominazione delle intestazioni, a differenza di quanto impongono di solito le macro gratuite. Dagli archivi di posta il programma estrae unicamente i contatti, non i messaggi.

La fase di verifica

Prima di inviare anche una sola email, puoi visualizzare in anteprima i singoli messaggi esattamente come li riceveranno i destinatari, con tutti i campi unione già compilati. Eventuali anomalie vengono conteggiate ed elencate riga per riga: file non trovati nel percorso indicato nella tabella, indirizzi vuoti o non validi, recapiti duplicati o campi del modello che non corrispondono ad alcuna colonna. Questa procedura stima inoltre i tempi di elaborazione e segnala in anticipo se l'elenco supera il limite di invio giornaliero previsto dalla casella di posta.

La tua casella di posta, le tue credenziali

Le modalità di invio sono due. Puoi effettuare l'accesso a Outlook o Microsoft 365 tramite il browser di sistema, la procedura ormai necessaria da quando Microsoft ha dismesso l'autenticazione SMTP tradizionale basata su password. In alternativa, puoi usare il protocollo SMTP standard per un server Exchange on-premises, per il tuo dominio personale o per un account Gmail tramite password per le app. Il token di autenticazione rimane in memoria solo finché il programma è aperto, e la posta viene inviata direttamente dal tuo computer al provider. Nessun messaggio transita dai server SoftOrbits.

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Mail Merge for Outlook and Excel with AttachmentsScarica Stampa unione per Outlook ed Excel con allegati, carica il tuo foglio di calcolo e invia a ciascun destinatario un messaggio personalizzato con il relativo file allegato.
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A chi serve Stampa unione per Outlook

Contabilità e finanza

Fatture mensili ed estratti conto: documenti che già generi per ogni singolo cliente, accompagnati dallo stesso testo di presentazione. La chiusura del mese ha scadenze precise e non dovrebbe costringerti a passare la serata a fare clic ripetitivi.

Risorse umane e gestione paghe

I cedolini paga sono il caso classico: ognuno deve ricevere esclusivamente il proprio file riservato, quindi associare per errore l'allegato della riga accanto crea un vero e proprio incidente di privacy. La fase di Verifica esiste proprio per questo: ti permette di controllare l'abbinamento tra ciascun destinatario e il rispettivo file prima ancora di avviare l'invio.

Piccole imprese e uffici amministrativi

Contratti da firmare, avvisi di rinnovo, attestati di fine corso, circolari per soci o elenchi scolastici. Poco importa che l'elenco sia in formato XLSX o CSV: è la soluzione ideale ogni volta che ciascun contatto deve ricevere un documento personale e riservato, magari con una copia inviata anche al rispettivo responsabile.

Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments

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Lingue
Dimensione del file

70,3 Mb

Versione

3.2

Ultimo aggiornamento

25/07/26

€ 11,99

🖥️ System Requirements

  • Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 bit)
  • Intel i3, AMD Ryzen 5 o superiore
  • 4 GB di RAM o superiore
  • Scheda grafica NVIDIA® GeForce® serie 8 e 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ serie, Radeon™ R5 M230 o superiore con driver aggiornati
  • Risoluzione dello schermo 1280 × 768, colore a 32 bit
  • 1 GB di spazio libero su disco rigido o superiore

🙋 Domande frequenti

In breve: sì, il programma è progettato appositamente per questo. Più nel dettaglio: basta aggiungere una colonna al file Excel o CSV con il percorso del documento destinato a ciascuna persona, per poi selezionare quella colonna durante la composizione del messaggio. I file comuni a tutti i destinatari si allegano separatamente. Se mancano dei file, la fase di Verifica ne segnala il numero di riga prima che parta qualsiasi invio.

Nella stampa unione per Outlook gli allegati funzionano allo stesso modo con qualsiasi tipo di file: i PDF si caricano esattamente come ogni altro documento. Il programma non genera i PDF, ma preleva i file già presenti sul disco: la soluzione ideale quando le fatture arrivano dal gestionale di contabilità e i cedolini dal software paghe. Basta indicare la cartella, inserire i percorsi dei file in una colonna e a ogni riga corrisponderà il proprio documento.

La procedura standard per una stampa unione da Excel a Outlook richiede di destreggiarsi a mano tra tre programmi diversi. Qui, invece, apri direttamente la cartella di lavoro al primo passaggio: il programma legge il foglio, mostra le colonne così come sono e individua quella con gli indirizzi email. Tutte le altre colonne diventano campi unione da inserire nell'oggetto o nel corpo del testo, senza bisogno di rinominare nulla o di spostare i dati sul primo foglio prima di iniziare.

No. Si tratta di un programma Windows autonomo e non di un componente aggiuntivo. Accede alla casella di posta di Outlook o Microsoft 365 tramite browser oppure invia i messaggi attraverso un qualsiasi server SMTP. Non importa se sul computer sia presente la versione classica o la nuova versione di Outlook, o se il programma non sia affatto installato: l'account Microsoft serve esclusivamente se si importano i contatti direttamente da Outlook.

Nell'ultimo passaggio, effettua l'accesso alla casella di posta di Microsoft 365 tramite il browser di sistema. Da lì le email partiranno direttamente dal tuo account, una per ciascuna riga della tabella e ciascuna con il rispettivo file allegato. Il regolatore di velocità mantiene l'invio entro le soglie previste dal tuo account di posta, mentre la fase di verifica segnala in anticipo se l'intero elenco può essere elaborato nell'arco di una giornata.

Sì. In entrambi i campi è possibile specificare un indirizzo fisso oppure selezionare una colonna della tabella: in questo modo una riga può inviare una copia al referente commerciale e quella successiva a un altro ufficio. La funzione di stampa unione predefinita gestisce unicamente il campo «A», motivo per cui questa domanda ricorre molto spesso.

In breve: il limite è stabilito dal provider di posta, non dal programma. Più nel dettaglio: Exchange Online consente a ciascuna casella un massimo di 10.000 destinatari nell'arco di 24 ore continuative e limita la velocità di invio a 30 messaggi al minuto; altri provider applicano criteri differenti. È possibile impostare il ritmo desiderato, e la fase di verifica indicherà preventivamente se l'elenco rientra nella quota giornaliera.

Il limite massimo dipende dal servizio di posta in uso. Nelle caselle Microsoft il valore standard è di 35 MB per messaggio, ma l'amministratore può impostare una soglia compresa tra 1 MB e 150 MB. Inoltre, l'invio tramite autenticazione Outlook prevede un limite di 3 MB per singola richiesta di caricamento: i file di dimensioni superiori vengono quindi trasferiti in una sessione di caricamento dedicata. Il programma gestisce questo processo in modo completamente automatico.

Molte organizzazioni richiedono che l'amministratore autorizzi esplicitamente qualsiasi applicazione che richieda l'accesso alle caselle di posta; tale operazione va eseguita una sola volta per l'intero tenant. Si tratta di un criterio di sicurezza configurato nel tenant Microsoft, che nessun programma esterno può modificare. Se l'approvazione richiede tempo, l'invio tramite server SMTP rappresenta una valida alternativa immediata.

Sì, tramite SMTP: host, porta, credenziali di accesso e TLS. Gmail richiede una password per le app anziché la password dell'account. Per le caselle Microsoft 365 è consigliabile l'accesso tramite browser, poiché l'invio SMTP basato su password è in fase di dismissione.

Nessuno può garantire l'arrivo nella cartella principale, e non faremo promesse irrealistiche. È utile inviare dalla propria casella e dal proprio dominio, scrivere a destinatari che attendono il messaggio e mantenere un ritmo di invio regolare anziché spedire tutto in un unico blocco. Anche affiancare una versione in testo semplice all'HTML aiuta, e il programma la genera automaticamente.

La versione di prova consente di inviare fino a 25 indirizzi per singolo invio, senza alcuna limitazione nelle funzioni dell'interfaccia. I messaggi restano interamente tuoi: non viene inserita alcuna dicitura promozionale nelle email ricevute dai destinatari.

Quando l'elenco dei contatti non è tuo. Si tratta di uno strumento per invii personalizzati a persone con cui si è già in contatto, siano essi clienti, dipendenti o studenti. Non è una piattaforma di marketing, quindi non include il tracciamento di aperture e clic né strumenti per raccogliere contatti. L'invio programmato funziona solo mentre il programma è aperto, non essendoci servizi in background. Infine, trattandosi di un'applicazione per Windows, non è compatibile con Mac.

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Autore: SoftOrbits (English)
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