Strumento di backup per Office 365: migrazione della posta di Microsoft 365 in PST

Come scaricare e usare lo Strumento di backup e migrazione di Office 365

Accedi con l'account Microsoft

Scarica e avvia lo Strumento di backup e migrazione di Office 365. Il pulsante solitamente etichettato come Apri PST apre direttamente la schermata di accesso Microsoft all'interno del programma, senza richiedere alcuna registrazione preventiva dell'applicazione nel portale Azure.

Seleziona le cartelle e l'intervallo di date

La struttura delle cartelle della casella compare con le relative caselle di selezione, mentre l'elenco dei messaggi mostra la colonna Dimensioni per individuare subito gli elementi più pesanti. Seleziona le cartelle desiderate. Il filtro per data viene elaborato direttamente sul server: l'elenco visualizzato corrisponde esattamente a ciò che verrà salvato nel file finale.

Verifica i messaggi prima del salvataggio

Selezionando un messaggio, l'anteprima viene mostrata nel riquadro dedicato bloccando i contenuti remoti. Questa verifica preliminare richiede solo pochi istanti ed evita di scaricare cartelle non necessarie, garantendo che i messaggi individuati dal programma siano esattamente quelli desiderati.

Ottieni il tuo file PST

Scegli la cartella di destinazione e avvia il backup. L'elaborazione di caselle molto grandi può richiedere diverse ore; il programma genera un punto di ripristino accanto al file, garantendo che, in caso di caduta della connessione, la sessione successiva riprenda esattamente da dove si era interrotta. Al termine dell'operazione, apri il file in Outlook selezionando File, poi Apri ed esporta e infine Apri file di dati di Outlook.

Perché salvare una casella Microsoft 365 in formato PST

Tutta la cronologia dei messaggi, senza limiti di tempo

Il valore di un archivio risiede nella possibilità di ritrovare messaggi a distanza di molti anni: un contratto stipulato nel 2014, una ricevuta d'acquisto per far valere una garanzia o una conferma scritta importante. Gli strumenti di esportazione predefiniti tendono a escludere i messaggi meno recenti, un limite che spesso emerge solo quando si cerca di recuperarli. Indicando gli anni desiderati, Software di backup e migrazione di Office 365 scarica con precisione l'intero intervallo selezionato.

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Un archivio indipendente dallo stato dell'account

Gli account vengono spesso chiusi per motivi organizzativi o contrattuali: Microsoft disattiva gli account inutilizzati dopo due anni di inattività, le università pianificano la cancellazione delle caselle degli ex studenti e i datori di lavoro revocano gli accessi al termine del rapporto lavorativo. Molti utenti scelgono di effettuare il salvataggio proprio in vista di queste scadenze. Un file PST archiviato sul proprio disco rimane sempre accessibile e consultabile, anche dopo la chiusura definitiva dell'account di origine.

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Una soluzione su misura per il singolo utente

I software di backup per Microsoft 365 sono generalmente pensati per gli amministratori di sistema: prevedono console via browser, gestione centralizzata e licenze per ciascun dipendente dell'azienda. Si tratta di soluzioni ideali per un reparto IT, ma inadatte al singolo professionista che necessita di archiviare la propria casella prima di una scadenza imminente. Con un account personale outlook.com o hotmail, l'operazione non richiede alcuna autorizzazione aziendale.

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Revoca dei permessi semplice e trasparente

È comprensibile esitare prima di concedere a un'applicazione esterna l'accesso alla propria corrispondenza. L'autorizzazione concessa non è permanente: la gestione dei permessi resta sotto il diretto controllo di Microsoft. Al termine della procedura di copia, è possibile revocare l'accesso in qualsiasi momento dalla sezione dedicata ai permessi delle app del proprio account Microsoft, in totale autonomia.

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Revoca dei permessi semplice e trasparente.

Caratteristiche dello Strumento di backup e migrazione di Office 365

Accesso diretto tramite credenziali

La procedura non richiede il caricamento preventivo di file né operazioni di trascinamento. La sorgente dei dati è la casella postale stessa, consultata tramite Microsoft Graph con autorizzazioni di sola lettura per i messaggi. Una volta completato l'accesso, l'indirizzo della casella viene mostrato accanto al pulsante Disconnetti, consentendo di verificare sempre quale account è attualmente aperto.

Controllo visivo della casella di posta

L'interfaccia visualizza l'albero delle cartelle a sinistra e l'elenco dei messaggi al centro. Sulla destra è presente l'anteprima del messaggio selezionato, che non scarica i contenuti remoti per impedire l'attivazione dei pixel di tracciamento nelle vecchie newsletter, come confermato nella barra di stato. In questo modo è possibile verificare il contenuto dei messaggi prima di avviare il salvataggio.

Filtri per data elaborati direttamente sul server

Il criterio temporale viene applicato a monte dal server della casella di posta e non scaricando prima l'intero archivio sul computer. Selezionando ad esempio l'intervallo dal 2019 al 2021, verranno trasferiti solo i messaggi compresi in quel periodo, riducendo notevolmente i tempi di download per le caselle contenenti decine di migliaia di elementi.

Progettato per sessioni prolungate

La velocità del processo dipende dai limiti di richiesta imposti da Microsoft, non dalla potenza del processore. Nei nostri test, il programma ha scaricato 200.000 messaggi in 3 ore e mezza senza perderne alcuno; inoltre, interrompendo la procedura a metà, la sessione successiva è ripartita esattamente dal punto in cui era stata arrestata. Quando il server richiede di rallentare il flusso, l'interfaccia segnala l'attesa invece di bloccarsi.

Allegati preservati byte per byte

I file allegati vengono integrati nel file PST senza alcuna modifica, con integrità verificata nei test fino a 224 MiB. Prima di salvare anche solo la prima email, Strumento di migrazione di Office 365 verifica lo spazio disponibile sull'unità di destinazione e avvisa in caso di memoria insufficiente, evitando interruzioni a metà operazione.

Elemento della casella postale	Incluso nel file PST	Note
Struttura delle cartelle	Sì	Le sottocartelle mantengono la gerarchia originale e la propria denominazione
Oggetto, Da, A, Cc, date	Sì	Vengono preservate le date originali di invio e ricezione, non quella di creazione del backup
Corpo del messaggio in HTML e formattazione	Sì	L'email mantiene la formattazione originale quando viene aperta in Outlook
Allegati	Sì, conformità byte per byte	Verificati fino a una dimensione di 224 MiB per singolo allegato
Stato di lettura e non lettura	Sì	I messaggi non letti mantengono lo stato di non letto all'interno del file
Contatti, calendario, attività	No	Questa versione elabora esclusivamente i messaggi di posta
Caselle di posta condivise e delegate	No	Viene elaborata unicamente la casella con cui si effettua l'accesso; l'archivio online di Microsoft 365 non è supportato in questa versione

Email Backup & Migration Tool for Microsoft Office 365 and Outlook

Prezzo

da € 19,99

Versione

1.0

Dimensione del file

20 Mb

Ultimo aggiornamento

16/08/26

System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 bit)
Intel i3, AMD Ryzen 5 o superiore
4 GB di RAM o superiore
Scheda grafica NVIDIA® GeForce® serie 8 e 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ serie, Radeon™ R5 M230 o superiore con driver aggiornati
Risoluzione dello schermo 1280 × 768, colore a 32 bit
1 GB di spazio libero su disco rigido o superiore

Domande frequenti

Microsoft 365 esegue già un backup completo della casella di posta?

No, non nel senso di una copia autonoma di proprietà dell'utente. Microsoft garantisce la disponibilità e il ripristino della casella all'interno della propria infrastruttura, secondo le regole di conservazione stabilite dall'amministratore. Ciò non equivale a disporre di un file locale, e Outlook sul web non include una funzione per esportare la casella in formato PST su richiesta. La creazione di una copia locale rimane un'operazione manuale a carico dell'utente.

Verrà scaricata tutta la posta o solo quella presente nella cache di Outlook?

Verrà scaricata l'intera posta compresa nell'intervallo temporale selezionato. Il problema dell'esportazione tradizionale integrata in Outlook è che elabora i dati a partire dalla cache locale in formato .ost, la quale contiene solo i messaggi più recenti. Spesso gli utenti si ritrovano con un file PST limitato al 2024, mentre l'interfaccia web mostra dati a partire dal 2018. Strumento di backup e migrazione di Office 365 ignora la cache locale: scansiona la casella direttamente sul server, cartella per cartella, e il rapporto finale elenca ogni messaggio elaborato indicando con esattezza eventuali elementi non scaricati.

La voce di esportazione non è selezionabile nel nuovo Outlook. È comunque possibile creare un file PST?

Sì. L'impossibilità di selezionare la funzione di esportazione è una limitazione frequente del nuovo Outlook, ed è uno dei motivi per cui questo programma opera in modo indipendente. L'applicazione non sfrutta i moduli di esportazione di Outlook e non necessita della presenza di Outlook sul sistema per generare il file, effettuando l'accesso diretto alla casella. Outlook, o un qualsiasi visualizzatore di file PST, sarà necessario solo successivamente per aprire il file generato.

Quali autorizzazioni sono necessarie? Il programma può eliminare o inviare messaggi?

L'applicazione richiede esclusivamente l'accesso in lettura alla casella di posta. Durante l'autenticazione viene richiesto un permesso delegato di sola lettura sui messaggi, indispensabile per visualizzare le cartelle, leggere il testo ed estrarre gli allegati. Non viene richiesta alcuna autorizzazione di scrittura o invio: il software non può cancellare email, inviare messaggi per conto dell'utente, né contrassegnare o spostare gli elementi. La schermata di consenso ufficiale di Microsoft elenca tutte le autorizzazioni prima della conferma.

Dove vengono gestite le credenziali di accesso e come revocare le autorizzazioni concesse?

L'accesso avviene direttamente tra te e Microsoft, e il token restituito rimane solo nella memoria del programma in esecuzione. Non viene mai salvato in un file né nel registro di sistema; pertanto, chiudendo il programma, la sessione termina automaticamente. Ecco perché al successivo avvio dovrai accedere di nuovo anziché trovarti già autenticato. Nessun dato relativo alla sessione o ai messaggi transita mai dai nostri server. Per revocare l'accesso in modo permanente, apri le impostazioni di sicurezza del tuo account Microsoft, cerca questa applicazione nell'elenco delle autorizzazioni per le app e rimuovila.

Quali dimensioni massime può raggiungere il file PST?

In Outlook 2016 e nelle versioni successive, la dimensione massima predefinita di un file PST è di 50 GB; tuttavia, già a partire da circa 47,5 GB, Outlook smette di inserirvi nuovi elementi. Nelle versioni precedenti il limite è nettamente inferiore. Se la tua casella di posta supera tali dimensioni, crea copie di backup suddivise per intervalli di date in file distinti, esattamente come si farebbe manualmente. Calcola lo spazio libero necessario in base alla dimensione approssimativa della casella di posta ed evita di salvare il file in una cartella con compressione NTFS attiva, dove i messaggi di piccole dimensioni finirebbero per occupare più spazio anziché meno.

Gli allegati vengono salvati esattamente come gli originali?

Sì, restano del tutto inalterati. Ciò include i file di testo, dove persino una singola interruzione di riga finale rischia facilmente di andare persa durante una conversione. Il file allegato più grande utilizzato nei nostri test misurava 224 MiB ed è stato estratto identico all'originale. Oltre tale limite, il programma si arresta mostrando un messaggio di avviso invece di generare un file tronco. In ogni caso, Exchange Online imposta un limite massimo per singolo messaggio di 150 MB, per cui i nostri test coprono pienamente la reale capienza di una casella di posta.

Posso salvare il backup su un'unità esterna o su OneDrive?

Un'unità esterna rappresenta un'ottima destinazione. Molti utenti scelgono di salvare i backup delle email di Outlook su un disco esterno da riporre poi al sicuro. Basta indicare tale unità al programma per scrivere il file direttamente lì. Il discorso cambia se si utilizza una cartella sincronizzata con il cloud. Se selezioni una cartella gestita da OneDrive o Dropbox, il programma mostra un avviso: il file appena scaricato dal cloud verrebbe immediatamente ricaricato online. È preferibile salvarlo prima in locale; potrai poi scegliere liberamente di copiarlo sul tuo spazio di archiviazione cloud come operazione mirata, e non come effetto collaterale indesiderato.

Il mio account aziendale Microsoft 365 richiede l'approvazione dell'amministratore. Cosa devo fare?

Questa impostazione dipende esclusivamente dalla tua organizzazione aziendale e non da noi. Per impostazione predefinita, un utente può autorizzare un'applicazione a leggere la propria casella di posta; tuttavia, l'amministratore del tenant ha la facoltà di limitare questa funzione, richiedere la propria approvazione esplicita o disattivare del tutto il consenso degli utenti. Se la fase di accesso si blocca richiedendo un'autorizzazione, la causa è una di queste configurazioni e solo un amministratore di sistema può sbloccarla. Con un account personale outlook.com questo problema non si presenta.

Il programma sposta i messaggi da una casella di posta all'altra?

No, non trasferisce le email direttamente tra caselle di posta diverse. Il flusso è a senso unico: estrae i dati da una casella attiva su Microsoft 365 o Outlook.com e li salva in un file PST sul tuo computer. Questo consente di migrare la posta dal cloud al proprio PC locale, motivo per cui lo strumento è indicato anche come programma di migrazione per Microsoft 365 e Outlook. La scrittura diretta dei messaggi all'interno di una seconda casella di posta non è prevista in questa versione e, in ogni caso, i permessi di sola lettura richiesti non lo consentirebbero.

Funziona con Gmail o sui sistemi Mac?

No in entrambi i casi, ed è opportuno chiarirlo prima del download. Si tratta di un software per Windows progettato per leggere esclusivamente caselle di posta dell'ecosistema Microsoft. È pienamente compatibile con Microsoft 365 e Office 365, nonché con gli indirizzi gratuiti Outlook.com, Hotmail e Live. Il supporto a Gmail e Google Workspace non è presente in questa versione. Se disponi già di messaggi archiviati su disco, gli altri nostri convertitori consentono di trasformare file MBOX, EML, MSG, OST ed EDB in formato PST.

Scarica lo Strumento di backup e migrazione di Office 365 per Outlook e Microsoft 365

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Accesso diretto tramite credenziali

Controllo visivo della casella di posta

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Progettato per sessioni prolungate

Allegati preservati byte per byte

A chi è rivolto lo Strumento di backup e migrazione di Office 365

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